名刺管理ソフトの選び方第２回は、製品形態という切り口で名刺管理ソフトを比較します。
Webブラウザを通してどんなデバイスからでも名刺データにアクセスできるクラウドサービスと、特定のデバイスにインストールしたソフトウェアでは、活用シーンやメリット・デメリットのポイントをご紹介します。
インストール型名刺管理ソフト
インストール型の特徴をご紹介します。AmazonやメーカーのHP、電化製品店頭でソフトウェアを購入し、CV-ROMからソフトウェアをPCにインストール。付属のスキャナや会社の複合機で名刺を読み取ってデータ化することができます。よみとった名刺は分類したり、名石リストとしてエクスポートしたり、年賀状ソフトと連携させることができます。さて、インストール型ソフトウェアのポイントを見てみましょう。
1.セキュリティ
最大の特徴はセキュリティにあります。大手企業や金融といったかたい業界に限らず、顧客データである名刺情報を外部のクラウドサービスやスマートフォンに蓄積することに抵抗がある会社・ビジネスマンは少なくありません。こうした方向けにはクラウドサービスよりも、特定のネットワークやデバイスからしかアクセスできないインストール型ソフトウェアが好ましいケースも少ないでしょう。
2.買い切り型
一度購入すれば、永続的に活用し続けることができる買い切り型のライセンス購入という点も魅了区的かもしれません。クラウドサービスだと利用すればするほど費用がかかります。また、名刺をスキャンするほど費用がかかる場合もあります。それに対し、一度購入したら追加コストのかからない料金体系は魅力的かもしれません。
3.専用スキャナで名刺読み取り制度はほぼ横ばい
インストール型の名刺管理ソフトには専用スキャナがセットになってることがあります。名刺のスキャンのために、改めてスキャナを購入する必要はありません。また、そのソフトについてくるスキャナでも、名刺の読み取り制度は100%ということはありません。ある程度手直しで名刺データを修正する必要があることを念頭に置いておきましょう。
4.機能は名刺の整理・エクスポートなど。最近はスマホと同期する機能も。
インストール型の名刺管理ソフトは、特定のPCでしか使えないと思われがちですが、同ブランドのスマートフォンアプリを持つ名刺管理ソフトが増えています。会社のPCとネットワークを共有したり、googleコンタクトを利用して、自分のスマートの名刺管理アプリの名刺データを同期・更新して、いつでもどこでも名刺情報にアクセスる事ができます。
クラウド型名刺管理ソフトのメリット
クラウド型名刺管理サービスは、メーカーに利用申し込みをして、ログインID/パスワードを発行して初めて利用できるようになります。
専用のスキャナ、あるいは購入したスキャナを利用して名刺を読み取って名刺をデータ化。データ化した名刺は、Webブラウザからログインして、他のユーザーと共有することができます。クラウドサービスを利用すると、次のようなポイントデメリットがあるでしょう。
1.どこからでも名刺データにアクセス
Webブラウザや専用アプリで、いつでもどこでも、どんなブラウザからでも名刺データにアクセスできるようになります。また、名刺データを社員メンバーと共有すれば、自分の持っていない名刺データを検索・アクセスすることができます。
2.スキャナのレンタル・購入か郵送
名刺をデータ化する手段は複数あります。たとえば専用のスキャナをレンタルするほか、大量の名刺を一気にデータ化したかったり、スキャナではなく、スマートフォンアプリを利用することもできます。また、サービスベンダーに名刺を郵送して、データ化させるといった手法もあります。
3.正確な名刺データ化技術
名刺情報は、99%正確にデータ化されます。スキャナで読み取られた情報は、サービスベンダーのサーバーに転送され、そこでオペレーターが目視と手入力によるダブルチェックが行われます。こうして正確性の高い名刺データがユーザーに納品されます。名刺データは、テキストデータと画像データで納品されることが多いですが、こうした仕組みがあるため、テキストデータは数時間～一日ほど納品が遅れますが、画像データはスキャンしたその場で閲覧することができます。
4.名刺の共有で収益向上のアプリケーションも
名刺の共有は、顧客情報の蓄積に繋がります。そこからメール配信、商談情報の蓄積、名刺交換の頻度分析、営業行動分析といった様々なアプリケーションを通して、企業の収益を上げていくことができます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。クラウドサービスとインストール型、自分の環境に最適なソフトウェアを選んで利用してみてくださいね。
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