名刺管理ソフトといえば、ソフトウェアを購入して付属の専用スキャナを利用して名刺をスキャンする、といったものが多い。一方で、ドキュメントスキャナや名刺読み取り専用のスキャナを購入すると、簡易的な名刺管理ソフトが同梱されていることも少なくない。今回は、Scansnapシリーズに同梱される名刺管理ソフト『名刺ファイリングOCR』を紹介する。
見やすい画面と読み取り間違いを防ぐを防ぐ仕組み
名刺ファイリングOCRは、他の名刺管理ソフトと同じように、読み取った名刺データは、テキストデータと画像データで保存される。その際、一度のスキャンで、表裏の両面認識ができるほか、色つきのカラー名刺の取り込みできる。
最大の特徴は、業界トップレベルの認識率だ。高い認識率を支えるのは、ソフトウェアに内蔵された住所や郵便番号データベースだ。データベースに内蔵された住所データとスキャンで読み取られた名刺データと照合。多少読み取りづらい文字があっても、データベースから文字情報を引っ張ってこれるというわけだ。こうした辞書のような役割を持つデータベースが内蔵されていると単純なOCR以上に名刺の読み取り精度が高くなるのも不思議ではない。
他にも誤認識しやすい文字を登録したり、誤認識した恐れのある文字を色つきで目立つように知らせるといったように、誤認識を予防したり、誤って認識された名刺データを手直ししやすい構造になっている。
便利な機能やユニークなオプション機能
名刺ファイリングOCRには単純な名刺の読み取り機能のほかに、便利な機能が付いている。
Excel、Outlook、Outlook Express、筆まめ、InterConnect といったアプリケーションと連携することができます。それぞれのアプリケーションと連携するボタンは目立つ部分にある。そこをワンクリックするだけで、名刺リストを適切なフォーマットでエクスポートすることができる。
他にも名刺に記載されているQRコードを読み込んで、会社情報や氏名、メールアドレスといったテキスト情報を読み取る『QRコード認識機能』。名刺データにPDFの提案資料できる『ファイル添付機能』。ワードやエクセルなど、他のアプリケーションで、顧客の氏名を選択しながら、「Alt」キーを押しながら「F3」キーを押すだけで、名刺ファイリングOCRを自動検索しヒットした名刺情報のイメージデータを呼び出す事ができる『簡単検索機能』といった具合だ。
まとめ
スキャナ付属のソフトといえどあなどるなかれ、基本的な名刺管理ソフトと同じような機能があるだけでなく、他のアプリケーションと連動できる『簡単検索機能』など、有名ブランドの名刺管理ソフトウェアと同じぐらい機能が豊富といっても過言ではないかもしれない。名刺ファイリングOCRは、現在は販売停止になっており、ScanSnapシリーズを購入すれば最新版を同梱されている。
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