名刺管理ツールといえば、ビジネスマン個人が連絡先を効率的に見つけたり、人脈を維持・拡大するためのものと考えられがちだ。一方で、営業・マーケティング活動をするなかで社員が交換した名刺を組織として蓄積・共有して効率的な営業活動を実現するという目的で提供されている名刺管理ソフトも少なくない。
ここでは、富士ゼロックス社の提供するビジネスコラボレーションサービス「Sky Desk」の一部である名刺管理アプリケーション「Sky Desk Cards(名刺管理)」を紹介する。
ビジネスコラボレーションサービスの一つとしての名刺管理
「Sky Desk」は次の7つのアプリケーションから構成されている。
Sky Desk CRM(顧客管理)…案件の管理・商談管理・パイプライン分析
Sky Desk Reports（レポート作成)…データ集計とグラフ化でレポート共有
Sky Desk Support（顧客サポート）…顧客との関係性を継続させる顧客サポート
Sky Desk PhotoNote（写真メモ）…手書き帳票のデータ化、写真をメモ付き共有
Sky Desk Mail（メール）…独自ドメインを設定して大容量ストレージでメール配信
Sky Desk Docs（ドキュメント管理）…同時編集できるオンラインファイル共有そして、組織で共有できる名刺管理ツール「Sky Desk Cards（名刺管理）」。
「Sky Desk Cards（名刺管理）」は、名刺を簡単に取り込んで社内で共有することができる。コピー機のスキャナ機能からメールに添付するといった様々な手法で名刺のデータ化が可能となっている。同ブランドのスマートフォンアプリもあり、そこで読み取った名刺もデータ化される。文字認識技術を利用しているため、データ化の制度にも期待ができそうだ。
登録された名刺は、次のような画面で確認できる。
机に名刺を並べたような画面構成になっている。左側には、名刺のグルーピングリスト一覧が見られるため、ワンクリックで目的の名刺が探しやすくなっている。また、名刺詳細画面からは、データ化された基本的な名刺情報のほかに、メモ、タグ、付属画像がタブ毎に簡単に切り替えられる。
名刺の共有に関しても、細かい設定が可能だ。
名刺を登録するとまずは個人領域に登録され、他のメンバーから閲覧されることはない。個人領域に保存された名刺データを共有するには、他のメンバーが共通して閲覧できる共有領域に名刺データを移行する必要があるのだ。共有領域に登録した名刺は、所有者を変更したり、共有領域のタグを設定できる。
このように、共有したい名刺とそうでない名刺を分けて管理できるのが大きな特徴だろう。
Sky Desk Cards（名刺管理）に登録したデータは、そのまま「SkyDesk CRM（顧客管理）」の見込み客や商談情報に引き継ぐことがでる。他にもメールアドレスをクリックすると「SkyDesk Mail(メール)」を起動できるなど他のアプリケーションとの連携もスムーズにできる。
無料で始められる魅力的な価格体系
こうした多機能にわたる「SkyDesk Cards」だが、組織向けの名刺管理ソフトにはめづらしく無料でアカウント開設・機能の利用ができる。名刺の登録も1ユーザー当たり50枚までできるようだ。無料プランでは、名刺の共有機能が利用できない。
無料プランのほかには、「SkyDesk Cards プロフェッショナル」、「SkyDesk Cards エンタープライズ」の2つのプランがあり、
それぞれ価格帯に応じて異なるのは、個人で登録できる名刺枚数だ。プロフェッショナル版なら、1人当たり1000枚、組織グループで3000枚、組織全体で15000枚。エンタープライズ版なら、1人当たり3000枚、組織グループで3000枚、組織全体で30000枚だ。
プロフェッショナル版とエンタープライズ版に、機能の差がないため、名刺交換枚数の頻度で選ぶといいだろう。
まとめ
SkyDesk Cards(名刺管理)はビジネスコラボレーションサービスの一部として、「SkyDesk CRM（顧客管理）」など他のアプリケーションとの連携に優れており、なおかつ無料で始められるプランもある点がユニークな名刺管理ソフトといえるだろう。
名刺管理をきっかけに、ドキュメント管理や顧客管理まで実現したいというユーザーにとっては有益なサービスとなっているのではないだろうか。
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